MUDANÇA

Saiba como realizar reuniões mais produtivas

Agendar uma reunião presencial pode não ser a melhor opção para o objetivo do encontro.

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“Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”. A frase, famosa entre brasileiros, define um sentimento comum. Você, alguma vez, contabilizou a quantidade de horas que gasta em reuniões? Nesse volume de tempo, você também deve incluir o deslocamento, quando ele é externo. Entretanto, não podemos esquecer das infinitas cascatas de e-mails trocados, seja no departamento, interdepartamental ou com algum parceiro. Que porcentagem do dia gastamos respondendo e-mails?

Todos precisamos sentir que estamos realmente produzindo algo. Isso motiva! Reuniões e e-mails infinitos são duas variáveis no trabalho que, frequentemente, ocasionam um ciclo vicioso: é preciso estar dentro daquela sala e depois responder os e-mails. Não sobra tempo para desenvolver aquele projeto pendente.

Não raramente somos os causadores das sensações descritas anteriormente. Então, como podemos tornar uma reunião produtiva? Poderíamos descrever infinitas dicas, mas de modo sucinto, três pontos são obrigatórios:

Pauta – Prepare a reunião com antecedência e compartilhe os tópicos com os envolvidos, inclusive se existirem documentos de apoio. Mantenha o foco e não tente abordar assuntos adicionais. Coloque-os para o fim, se houver tempo. Caso contrário, avalie se é necessário um próximo encontro;

  • Avalie os convidados – Faça a seguinte pergunta: essa pessoa precisa realmente estar envolvida? Se tiver dúvida, compartilhe-a com um parceiro para uma tomada de decisão em conjunto.
  • Resultados concretos à conclusão – Crie um documento, post-its com ideias ou uma ata para registrar uma tomada de decisão. Não importa exatamente o que seja.
  • Neste sentido, nunca agende uma reunião para marcar um encontro. Faça isso por e-mail, telefonema, WhatsApp ou ao fim de uma reunião prévia. Se é apenas a divulgação de algum resultado, será que não poderia apenas ser enviado um e-mail? O caso é diferente, porém, com reuniões de discussão de resultados.

Ainda existe a seguinte situação: a princípio, a impressão é de que seria melhor o encontro físico. Mas quando se avaliam os gastos (financeiros e de tempo) envolvidos, ficamos em dúvida. Um exemplo prático? A apresentação para um grande cliente, que não está localizado na mesma cidade que você, sobre o andamento de um importante projeto (não é o kick-off, tampouco o go live). Vivemos numa era digital. Então, por que não propor uma conferência de vídeo?

Mesmo nessa era em que vivemos, com a utilização massiva do WhatsApp e de ferramentas de comunicação interna, acabamos eliminando uma boa ferramenta para solução do nosso dia a dia: o telefone. Apesar de amarmos responder e-mails para deixar tudo registrado, um telefonema pode substituir uma infinidade deles. Após desligar, podemos facilmente escrever: “Conforme acordamos pelo telefone, …”. Chamada via WhatsApp também é válida? Sim!

Por fim, essa mesma ferramenta está sendo utilizada para a tomada de decisões importantes. O ideal é que façamos um resumo de toda a conversa e coloquemos em um e-mail para fins de registro. 

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